Rechnungen

Das Anlegen einer neuen Rechnung erfolgt mit der Rechnung Anlegen Funktion. Diese Funktion finden Sie sowohl im Menüpunkt Abrechnung als auch als Hauptfunktion rechts in der Titelleiste als follgende Schaltfläche:

Beim Aufruf der Funktion wechselt das Abrechnungsmodul in den Modus Erfassung. In diesem Modus kann die neue Rechnung jetzt zusammengestellt werden.

Fig. 1: Rechnungserfassung

Die Stammdaten der neuen Rechnung werden beim Anlegen automatisch mit follgenden Daten gefüllt:

• Rechnungsnummer: 0000000. Die definitive Rechnungsnummer wird erst beim Speichern vergeben
• Rechnungsdatum: Tagesdatum
• Krankenkasse: Krankenkasse des aktuellen Patienten
• Hospitalisierung (falls vorhanden): Ambulant

Die Bedienung der Erfassungsmaske erfolgt ausschließlich über die Schaltflächen an der rechten Seite.

Mit dieser Schaltfläche können Sie einen Tarif (Abrechnungsposten) zu der neuen Rechnung hinzufügen.

Fig. 3: Tarif hinzufügen

Eine neue Position erscheint auf der Rechnung. Beim hinzufügen eines neuen Tarifes wird automatisch das Rechnungsdatum als Ausführungsdatum übernommen. Das Ausführungsdatum kann aber individuel für jede Leistung nachträglich verändert werden. Wie bereits bei den anderen Modulen, wechselt die Hintergrundfarbe der Titelleiste zu Gelb, was bedeutet daß Daten verändert wurden und die Rechnung gespeichert werden muß. Die Spalte “Tarif” ist bereits gewählt und wartet auf die Eingabe des UCM Codes der Leistung, den Sie hinzufügen wollen. In unserem Beispiel nehmen wir einfach den Code “C1”, eine normale Sprechstunde eines Hausarztes. Beenden Sie die Eingabe mit der oder Taste.

Um das Ausführungsdatum einer Leistung nachträglich zu verändern reicht es, mit der (linken) Maustaste auf das Ausführungsdatum zu klicken.

Fig. 4: Ausführungsdatum ändern

Sie können entweder jetzt gleich von Hand ein neues Datum eingeben, oder indem Sie auf die kleine Schaltfläche rechts vom Datum klicken, einen Kalender zur Hilfe nehmen. Beenden Sie die Eingabe mit der Taste.

In verschiedenen Fällen ist es wünschenswert, die Uhrzeit der Erbringung der Leistung zu erfassen, zum Beispiel wenn eine Leistung Nachts erbracht wurde. Um dies zu ermöglichen genüg es, das Kästchen “Mit Zeit” der entsprechenden Leistung anzukreuzen.

Fig. 5: Uhrzeit ändern

Klicken Sie jetzt aud die Spalte “Uhrzeit” und geben Sie die gewünschte Uhrzeit ein. Beenden Sie die Eingabe mit der Taste.

Die Abrechnungsregeln für Luxemburg sehen vor, dass der Tarif einer Leistung durch einen oder mehrere Suffixe ergänzt werden kann. Ein Beispiel ist der Nachttarif einer Leistung, welcher mit dem Suffix “N” ergänzt wird. Wird eine Leistung an einem Wochenende oder Feiertag erbracht, so wird der Tarif mit dem Suffix “F” erweitert. Um den Suffix einer Leistung zu ändern, klicken Sie auf die Suffix Spalte der entsprechenden Leistung. Ein Feld mit allen verfügbaren Suffixe klappt auf.

Fig. 6: Suffix ändern

Wählen Sie den oder die Suffixe die Sie dem Tarif der Leistung anhängen möchten.

Mit der Taste können Sie alle gesetzten Suffixe eines Tarifes gleichzeitig entfernen

Drücken Sie die Taste um die Eingabe abzuschließen. Je nachdem welche Suffixe Sie gewählt haben wird sich der Betrag der Leistung ändern.

Verschieden Tarif dürfen multipliziert werden. Ein gutes Beispiel sind die Kilometerpauschale für einen Hausbesuch. Um die Anzahl einer erbrachten Leistung angegeben zu können genügt es in die Spalte Anzahl der entsprechenden Leistung zu klicken und die Zahl entweder direkt einzugeben oder mit den beiden Pfeilen einzustellen.

Fig. 7: Anzahl ändern

Einfach den entsprechenden Tarif wählen und die Schaltfläche betätigen.

Im ersten Beispiel wo wir einen Tarif zur Rechnung hinzugefügt haben sind wir davon ausgegangen, dass der UCM Code der Leistung bekannt war. Ist dies nicht der Fall so können Sie mit der Tarif Suchen Funktion nach allen verfügbaren Tarifen suchen.

Betätigen Sie die Tarif Suchen Schaltflache um den Tarif Suchen Dialog aufzurufen.

Fig. 8: Tarif Suchen Dialog

Der Tarif Suchen Dialog gibt Ihnen die Möglichkeit, entweder über die ersten Zeichen des UCM Leistungscodes zu suchen, oder per Stichwörter in der Tarifbeschreibung zu suchen. Hierzu stehen Ihnen vier Suchfelder zu verfügung, welche die eingegebenen Stichwörter auf verschiedene Art und Weise kombinieren.

• Mit all diesen Wörten: Alle von Ihnen angegebenen Stichwörter müssen in der Tarifbeschreibung vorkommen um den Tarif als Treffer gelten zu lassen.
• Mit irgendeinem der Wörter: Sowie mindestens eines der von Ihnen angegbenen Stichwörter in der Tarifbeschreibung vorkommnt gilt der Tarif als Treffer.
• Mit genauem Wortlaut: Der von Ihnen angegebene Satz muß genau so in der Tarifbeschreibung vorkommen.
• Mit keinem der Wörter: Ein Tarif gilt dann als Treffer wenn keines der von Ihnen angegebenen Stichwörter in der Tarifbeschreibung vorkommt.

Jede Änderung an einer Rechnung führt dazu daß die Titelleiste Gelb hinterlegt wird um Sie darauf aufmerksam zu machen daß die Rechnung gespeichert werden muß um diese Änderungen festzuhalten. Das Speichern einer Rechnung erfolgt mit der Rechnung Speichern Schaltfläche:

Nachdem die Rechnung gespeichert wurde springt die Hintergrundfarbe der Titelleiste wieder auf grün. Somit wissen Sie daß alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen gesichert wurden.

Die geläufigsten für Luxemburg geltenden Abrechnungsregeln wurden mit ins Program integriert. Diese sind:

• Nacht, Wochenend und Feiertagstarife
• Krankenkassenabhängige Majorisierung
• Kumulierung von Leistungen

Um diese Regeln auf die aktuelle Rechnung zu applizieren betätigen Sie die Regeln applizieren Schaltfläche. Wird die Rechnung durch das Applizieren der Regeln verändert, dann wird die Titelleiste gelb hinterlegt und Sie müssen die Rechnung explizit speichern um diese Änderungen zu übernehmen.

Benutzen Sie die Rechnung drucken Schaltfläche um eine Rechnung zu drucken.

Diese Schaltfläche erlaubt es Ihnen gleich im Erfassungsmoduls ein Rechnung zu begleichen. Nähere Information zum Begleichen von Rechnung finden Sie hier.

Das Program GECAMed ermöglicht es Benutzern Notizen an Rechnungen zu hängen, etwa als Merkzettel für sich selbst oder um andere Benutzer über eine Besonderheit dieser Rechnung ins Bild zu setzen. Notizen werden mit dem Namen des Benutzers und dem Datum wann Sie erstellt wurden in der Notizenliste vermerkt. Somit kann man im Zweifelsfall die entsprechenden Person kontaktieren. Um die Notizen der aktuell gewählten Rechnung zu sehen oder zu bearbeiten

Klicken Sie auf den Reiter Notizen um die Notizenliste für die aktuell gewählte Rechnung anzuzeigen. Die Notizenliste der aktuell gewählten Rechnung wird angezeigt:

Fig. 1: Notizenliste

Um eine Notiz hinzuzufügen, betätigen Sie an der rechten Seite die Schaltfläche Notiz hinzufügen . Der Notizeneditor öffnet sich.

Fig. 3: Notizeneditor

Im Notizeneditor können Sie nun die gewünschte Nachricht bearbeiten. Ihnen stehen dazu einige Formatierunsmöglichkeiten zur Verfügung wie Schriftart und Textausrichtung wählen. Es ist auch Möglich einen Text den Sie aus einer anderen Anwendung ausgeschnitten haben hier einzufügen. Benutzen Sie hierzu die Schaltfläche oder drücken Sie die Tastenkombination und . Wenn Sie Ihre Nachricht fertig verfasst haben, drücken Sie die Taste um die Nachricht zu speichern.

Fig. 4: Ihre Notiz in der Notizliste

Der Notizeditor schließt sich und Ihre Nachricht erscheint in der Notizliste. Ab jetzt wird beim wählen dieser Rechnung das Notizsymbol unten in der Statuszeile und oben im Reiter anfangen zu blinken um Sie darauf hinzuweisen daß Notizen an der Rechnung hängen.

Eine von Ihnen verfasste Notiz können Sie nachträglich bearbeiten in dem Sie ein Doppelklick auf Ihr ausführen. Dies führt dazu daß der Notizeneditor sich wieder öffnet und Sie die Nachricht beliebig abändern können. Zum Speichern der Änderungen einfach wieder die Taste drücken.

Zum Entfernen einer Notiz müssen Sie die entsprechen Notiz zuerst wählen und danach die Schaltfläche Notiz entfernen betätigen.

Das Begleichen einer Rechnung kann auf mehrere Arten erfolgen. In der Rechnungsliste können Sie die Rechnung welche Sie begleichen wollen auswählen und dann entweder im Abrechnung Menü den Menüpunkt Rechnung begleichen wählen, oder Sie können die Taste betätigen oder mit der rechten Maustaste auf die Rechnung klicken. Egal welche Methode Sie bevorzugen, in jedem Fall wird der Rechnung begleichen Dialog geöffnet.

Fig. 1: Rechnung Begleichen Dialog

Der Rechnung Begleichen Dialog ist in mehrere Bereiche unterteilt welche wir uns etwas näher ansehen wollen.

In diesem Bereich werden die Rechnungsnummer sowie der Gesamtbetrag angezeigt. Dieser Bereich dient einzig und alleine der Übersicht.

Dieser Bereich hat die Funktion einer Registrierkasse. Im Feld Eingehender Betrag geben Sie den erhaltenen Betrag ein. Im Normalfall wird dieses Feld mit dem noch zu zahlen Betrag der Rechnung gefüllt. Weicht der erhaltene Betrag von diesem Betrag ab, so geben Sie bitte den real erhaltenen Betrag ein. Dazu einfach den gesamten Inhalt des Feldes selektieren und realen Wert eintragen. Drücken Sie die Taste um den neuen Wert zu übernehmen.

Rechnungen welche aus Arbeitsunfällen oder Krankenhausaufenthalte hervorgehen werden in der Regel von einer drittzahlenden Krankenkasse übernommen. In verschiedenen Fällen kann es aber vorkommen daß nicht der komplette Betrag erstattet wird. Damit die Rechnungen aber trotzdem korrekt verbucht werden kann, erlaubt das Feld Abzug dieser Differenz Rechnung zu tragen. Angenommen, im Falle unserer Beispielsrechnung hätte die drittzahlende Kasse nur 56,90 Euro überwiesen, dann würden wir im Feld Abzug die fehlenden 0,20 Euro eintragen.

Das Feld Eingehungsdatum hält das Datum des Zahlungseinganges fest. Im Normalfall wird das Feld beim Öffnen des Dialogs auf das Tagesdatum gesetzt. Bei Barzahlung oder Zahlung per Kreditkarte kann dieses Datum direkt übernommen werden. Bei Zahlung per Überweisung, sollten Sie das Eingehungsdatum auf das Datum des effektiven Zahlungseinganges setzen, das heißt, das Datum an welchem das Geld auf Ihrem Konto eingegangen ist.

Sie haben die Möglichkeit beim Begleichen der Rechnung gleich eine Kopie der beglichenen Rechung zu drucken. Um dies zu tun reicht es das entsprechen Kästchen anzukreuzen.

Mit diesen Schaltflächen können Sie den Zahlungseingang verbuchen. Bei Barzahlung oder Zahlung per Karte stehen Ihnen links die entsprechenden Zahlungsmittel zur Verfügung. Rechst befinden sich die Konten Ihrer Bankverbindungen über welche Zahlungen per Überweisung getätigt werden. Wählen Sie die entsprechende Zahlungsart um den Zahlungseingang zu verbuchen.

Manchmal ist es notwendig eine bereits verbuchte Zahlung zu stornieren. Sie können sich zum Beispiel beim Begleichen der Rechnung geirrt haben oder der Patient wollte in Bar zahlen stellt aber zu spät fest daß er nicht genug Bargeld dabei hat und möchte entweder per Karte bezahlen oder den Betrag später überweisen. Um eine Rechnung zu stornieren, wählen Sie Rechnung in der Rechnungsliste und wählen anschließend im Abrechnung Menü den Menupunkt Zahlung stornieren… oder Sie drücken einfach die Taste. Der Zahlung stornieren Dialog wird dann angezeigt:

Fig. 3: Zahlung stornieren Dialog

Der Dialog weist Sie normal darauf hin daß die Rechnung bereits verbucht wurde und gibt Ihnen die Möglichkeit die Stornierung nochmals zu überdenken. Auch alle Angaben zur Zahlung die storniert werden soll werden nochmal aufgeführt. Wenn Sie sicher sind daß die Zahlung storniert werden soll, gibt Ihnen der Dialog die Möglichkeit beim Stornieren gleich eine Kopie der nicht bezahlten Rechnung zu drucken. Dazu einfach das Kästchen Nicht bezahlte Rechnung drucken ankreuzen. Betätigen Sie die Schaltfläche Ok um die Stornierung durchzuführen, respektive Abbrechen um die Rechnung im bezahlten Zustand zu belassen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten nach Rechnungen zu suchen. Einfache Suchabfragen, wie zum Beispiel die Suche nach Rechnungsnummer können direkt im Bereich Rechnungsdaten des Abrechnungsmoduls vorgenommen werden. Aufwendigere Suchabfragen sollten in der dafür vorgesehenen Rechnungssuche vorgenommen werden. Betätigen Sie den Reiter Suche um in die Rechnungssuche zu gelangen. Die Rechnungssuche wird angezeigt:

Fig. 1: Rechnungssuche

In der Rechnungssuche können Sie nachdem Sie die Suchkriterien angegeben haben, eine Liste der gefundenen Rechnungen drucken, respektive die Rechnungen selber drucken. Als nächstes wollen wir Ihnen zeigen wie Sie Ihre Suchkriterien angeben können.

Um nach Rechnungen zu suchen müssen wir zunächste unsere Suchkriterien festlegen, das heißt, welche Bedingungen muß eine Rechnung erfüllen damit Sie in unserer Liste erscheinen soll. Um diese Kriterien festzulegen, betätigen Sie die Suche Schaltfläche an der rechten Seite. Der Rechnungssuche Dialog öffnet sich:

Fig. 3: Rechnungssuche Dialog

Der Rechnungssuche Dialog erlaubt es Ihnen follgende Suchkriterien festzulegen:

• Arzt
• Krankenkasse
• Rechnungsdatum
• Rechnungszustand
• Hospitalisierung
• Zahlungsdatum
• Zahlungsart

Beim Öffnen des Dialogs sind alle Suchkriterien automatisch ausgeschaltet. Um ein bestimmtes Suchkriterium zu aktivieren müssen Sie das entsprechen Häkchen ankreuzen. Der Hintergrund des entsprechenden Rahmens leuchtet dann auf. Somit sehen Sie auf einen Blick welche Suchkriterien aktiv sind, und welche nicht. Im follgenden wollen wir uns die einzelnen Kriterien etwas näher ansehen.

Wählen Sie den oder die Ärzte welche die Rechnungen ausgestellt haben die Sie suchen. Wenn kein Arzt gewählt wird werden die Rechnungen aller Ärzte zurück gegeben. Das Abrechnungsmodul erlaubt auch daß eine Rechnung Leistungen verschiedener Ärzte beinhaltet. Dies kann der Fall sein wenn für die gesamte Praxis abgerechnet wird und nicht für jeden einzelnen Arzt. Wenn sie auch die Rechnungen haben wollen welche Leistungen beinhalten welche von dem oder den gewählten Ärzten erbracht wurde, dann kreuzen sie das Kästchen Auch Leistungen an. Somit wird gewährleistet daß auch Rechnungen die nicht von dem oder den gewählten Ärzten ausgestellt wurden aber deren Leistungen enthalten zurück gegeben werden.

Die Suche nach Krankenkasse ist aufgeteilt in einerseits die eigentliche Krankenkasse für welche die Rechnung ausgestellt wurde und andererseits der drittzahlenden Versicherung welche die Kosten einer Rechnung übernehmen kann. Falls Sie einfach nur nach Rechnungen welche für eine oder mehrere Kassen ausgestellt wurde suchen wollen, müssen Sie entscheiden ob Sie die Rechnungen die von einer drittzahlenden Kasse oder Versicherung übernommen werden ausschließen wollen oder nicht. Um alle drittgezahlten Rechnungen auszuschließen müssen Sie das Kästchen Nicht drittgezahlt ankreuzen.

Hier können Sie das Rechnungsausstellungsdatum der gewünschten Rechnungen festlegen. Wählen Sie im Vom Feld ein beliebiges Datum um alle Rechnungen welche an dem angegebenen Datum ausgestellt wurden zu erhalten. Setzen Sie das Bis Feld um einen Zeitraum anzugeben in welchem die gesuchten Rechnungen ausgestellt wurden.

Wählen sie den oder die Rechnungszustände die die gewünschten Rechnungen haben sollen. Nähere Einzelheiten zu den verschiedenen Symbolen finden Sie hier. Neben den eigentlichen Rechnungszuständen ist es auch möglich Angaben zu machen bezüglich des finanziellen Standes der gewünschten Rechnungen. Wollen Sie nur die Rechnungen mit Abzügen, das heißt Rechnungen die nicht vollständig zurück erstattet wurden, dann kreuzen Sie das Kästchen Mit Abzug an. Suchen Sie nur Rechnungen für die bisher nur eine Anzahlung eingegangen ist, dann kreuzen Sie das Kästchen Mit Anzahlung an.

Wenn Ihre Praxis hospitalisierte Patienten behandelt, können Sie durch einfaches wählen der Hospitalisierungsarten die Suche auf die entsprechenden Rechnungen einschränken.

Hier können Sie das Zahlungsdatum der gewünschten Rechnungen festlegen. Wählen Sie im Vom Feld ein beliebiges Datum um alle Rechnungen welche an dem angegebenen Datum bezahlt wurden zu erhalten. Setzen Sie das Bis Feld um einen Zeitraum anzugeben in welchem die gesuchten Rechnungen bezahlt wurden.

Wählen Sie ein oder mehrerer Zahlungsmittel, respektive ein oder mehrere Bankverbindungen um nach Rechnungen zu suchen welche mit diesem beglichen wurden. Zahlungsmittel und Bankverbindungen können beliebig kombiniert werden.

Nachdem Sie nun Ihre Suchkriterien angegeben haben, wollen wir als nächstes die eigentliche Suche starten. Der Suchvorgang erfolgt in zwei Schritten. Der erste Schritt besteht darin zu bestimmen wie viele Rechnungen denen von Ihnen vorgegebenen Suchkriterien entsprechen. Sind es zu viele, so sollten Sie versuchen Ihre Suchkriterien etwas restriktiver zu wählen. Um die Anzahl der gefunden Rechnungen zu bestimmen, betätigen Sie die Suche Schaltfäche.

Rechts neben der Schaltfläche wird dann die Zahl der gefundenen Rechnungen angezeigt. Scheint Ihnen die Zahl der Rechnungen als zu groß so sollten Sie die die von Ihnen angebenen Suchkriterien nachmals überdenken und gegebenenfalls verfeinern. Andernfalls können Sie die gefunden Rechnungen laden indem Sie die Gefundene Rechnung laden Schaltfläche.

Die gefundenen Rechnungen werden in der Rechnungssuche angezeigt:

Fig. 4: Liste der gefundenen Rechnungen

Sie können diese Liste auf verschiedene Art und Weise benutzen. Sie können die einzelnen Rechnungen entweder direkt mit der Maus wählen oder mittels der Cursortasten oder durch die Liste laufen. Beim wählen einer Rechnung werden wie in der Rechnungsliste die Patienten und Rechnungsdaten im oberen Bereich angezeigt. Wechseln Sie mit gewählter Rechnung von der Rechnungssuche in die Rechnungsliste in dem Sie auf den Rechnungsliste Reiter klicken, so werden in der Rechnungsliste alle Rechnungen des Patienten der gewählten Rechnung angezeigt.

Um eine gefundene Rechnung bearbeiten zu können, reicht es daß Sie die zu bearbeitende Rechnung wählen und entweder per Klick auf den Erfassungs Reiter oder per Doppelklick auf der gewünschten Rechnung in den Erfassungsmodus wechseln. Mehr Information zum bearbeiten einer Rechnungen finden Sie hier.

Betätigen Sie die Schaltfläche Liste Drucken um eine Liste aller gefundenen Rechnungen zu drucken.

Fig. 5: Gedruckte Liste der gefundenen Rechnungen

Befinden sich auf der Liste Rechnungen mehrere Ärzte, so werden die Rechnungen pro Arzt gruppiert. Für jeden Arzt wird auch am Ende der Liste seiner Rechnungen ein Übersichtsblock mit der Anzahl der Rechnungen und den Gesamtbeträgen gedrucht.

Anstatt nur einer Liste, können Sie auch alle gefundenen Rechungen drucken. Betätigen Sie hierzu die Schaltfläche Rechnungen drucken . Der Rechnungen drucken Dialog öffnet sich:

Der Dialog erlaubt es Ihnen den Stapeldruckvorgang zu steuern. So können Sie zum Beispiel im Bereich Rechnungen angeben wie viele Kopien der einzelnen Rechnungen gedruckt werden sollen. Desweiteren ist es im Bereich Drucken möglich im Falle eines Druckerproblems den Druckvorgang an jeder beliebigen Stelle wieder fortzusetzen. Hierzu müssen Sie zuerst das Häckchen im Kästchen Alle Briefe drucken entfernen und erst dann können Sie in den Felder Von und Bis den gewünschten Bereich angeben. Betätigen Sie die Schaltfläche Druckvorgang starten um die Rechnungen zu drucken. Die Schaltfläche Druckvorgang starten wird nun zur Schaltfläche Druckvorgang anhalten welche es Ihnen erlaubt den Druckvorgang jederzeit anzuhalten um zum Beispiel im Drucker Papier nachzulegen. Der Balken unterhalb der Schaltfläche gibt Aufschluß über den Fortschritt des Druckvorganges.

In den meisten Praxen werden oft sehr ähnliche Rechnungen erstellt. Bei den meisten Hausärzten ist dies zum Beispiel eine Rechnung mit einer einfachen Sprechstunde. Anstatt jedes mal eine neue Rechnung von Hand zu erstellen und den Sprechstunden Tarif C1 hinzuzufügen, können Sie diese Rechnung einmal erstellen und dann als Rechnungsvorlage nutzen.

Um eine Rechnung als Vorlage zu speichern, betätigen Sie die Vorlage speichern Schaltfläche:

Der Rechnungsvorlagen Dialog öffnet sich.

Fig. 1: Rechnungsvorlagen Dialog

Bevor die Rechnungsvorlage gespeichert werden kann, müssen Sie der Vorlage noch ein Kürzel zuweisen und sie sollten ein kurze Beschreibung hinzufügen. Im Falle, dass die Rechnung, welche als Vorlage dienen soll, nur einen Tarif enthält, wird automatisch der UCM Leistungscode des Tarifes als Kürzel und die Tarifbeschreibung als Beschreibung übernommen.
Um eine neue Vorlage abzuspeichern klicken Sie nach Eingabe des Kürzels und der Beschreibung auf die Vorlage speichern Schaltfläche, ohne eine andere Vorlage in der linken Tabelle ausgewählt zu haben. Daraufhin links in der Vorlagenliste eine neue Vorlage hinzugefügt werden. Ist eine bereits bestehende Vorlage ausgewählt, werden die in ihr abgespeicherten Tarife mit den aktuell ausgewählten überschrieben.

Mit der -Schaltfläche können Sie definieren, ob diese Vorlage nur für Sie, also den aktuell angemeldeten Benutzer, oder alle Benutzer verfügbar ist.
Dabei bedeutet , dass diese Vorlage für alle freigegeben ist und , dass diese Vorlage nur für den aktuellen Benutzer freigegeben ist.

Fig. 3: Schaltflächen zur direkten Rechnungserstellung

Das Kürzel und die Beschreibung werden benötigt um im Patientenmodul die Schaltflächen zur direkten Rechnungserstellung anzulegen (siehe figure3 ). Die Anzahl der verfügbaren Schaltflächen kann für jeden Benutzer mit der Option 'Begrenzung der Anzahl von Schaltflächen' individuell eingestellt werden. Standardmäßig stehen die sechs ersten Vorlagen als Schaltfläche im Patientenmodul zur Verfügung.

Fig. 4: Reihenfolge der Vorlagen

Die Vorlagen welche orangefarben hinterlegt sind erscheinen als Schaltflächen zur direkten Rechnungserstellung im Patientenmodul. Um die Reihenfolge zu verändern, wählen Sie mit der Maus die gewünscht Vorlage und während Sie die Maustaste gedrückt halten, verschieben Sie die Vorlage an die gewünschte Position in der Liste.

Mit der “Vorlage Benutzen”-Schaltfläche können Rechnungsvorlagen zur aktuellen Rechnung hinzugefügt werden. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich ebenfalls der Rechnungsvorlagendialog, jedoch in einer leicht modifizierten Form. Sehen Sie zum Vergleich figure1 (Vorlage speichern) und figure4 (Vorlage benutzen).

Um eine Vorlage hinzuzufügen, wählen Sie eine Vorlage und bestätigen Sie Ihre Wahl mit der OK-Schaltfläche oder doppelklicken Sie direkt auf die entsprechende Vorlage. Die in der Vorlage gespeicherten Tarife werden daraufhin den bereits bestehenden hinzugefügt.

Das Mahnen von Rechnungen erfolgt in der Mahnungsverwaltung. Um in diese zu gelangen betätigen Sie den Mahnungen Reiter. Die Mahnungsverwaltung öffnet sich:

Fig. 1: Mahnungsverwaltung

Die Mahnungsverwaltung besteht aus mehreren Rechnungslisten. Diese Rechnungslisten sind von links nach rechts gesehen:

1. Offene Rechnungen
2. Unbezahlte Rechnungen
3. Erste Mahnungen
4. Letzte Mahnungen
5. Zahlungsaufforderungen

Jede dieser Listen kann über den entsprechen Reiter angezeigt werden. Jeder dieser Reiter zeigt auch zwei Zahlen an, eine rote und eine graue Zahl:

Diese beiden Zahlen geben Aufschluß darüber, wie viele Rechnungen insgesamt (graue Zahl) in der entsprechenden Liste aufgeführt werden, und bei wie vielen davon das Fälligkeitsdatum bereits überschritten wurde (rote Zahl). Je nachdem wie das Program bei Ihnen vor Ort konfiguriert wurde (siehe http://www.santec.lu/de/project/gecamed/userguide/settings/billingsettings) werden entweder nur die fälligen Rechnungen automatisch angezeigt (Standardeinstellung), oder automatisch alle. Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurden, werden immer rot hinterlegt.

Als nächstes wollen wir uns nun die verschiedenen Listen etwas näher ansehen.

Die Offene Rechnungen Liste beinhaltet alle vom Patienten zu zahlenden Rechnungen, welche noch nicht gedruckt (und deshalb auch nicht versendet) wurden. Sie dient als Kontrolle dafür, daß alle ausgestellten Rechnungen auch wirklich gedruckt und versendet werden. Diese Liste sollte in der Regel leer sein. Ist sie es nicht, so können Sie mit der Liste drucken Schaltfläche eine Liste all dieser Rechnungen ziehen, respektive mit der Rechnungen drucken Schaltfläche alle Rechnungen auf einmal drucken.

Diese Liste beinhaltet alle bereits gedruckten Rechnungen welche normalerweise dem Patienten ausgehändigt wurden, respektive dem Patienten zugeschickt wurden. Rechnungen in dieser Liste deren Fälligkeitsdatum überschritten wurden können gemahnt werden. Betätigen Sie die Schaltfläche Rechnungen mahnen um diese Rechnungen zu mahnen.

Der Dialog zum Stapeldruck der Mahnungen öffnet sich. Im Bereich Versand können Sie zunächst steuern, ob nur fällige Rechnungen gemahnt werden sollen (Standard Einstellung), oder ob alle in der Liste verfügbaren bzw. ausgewählten Rechnungen betroffen sind. Um alle verfügbaren bzw. ausgewählten Rechnungen zu mahnen genügt es, im Kästchen Nur fällige Rechnungen das Häkchen zu entfernen. Im Feld Anzahl der betroffenen Rechnungen sehen Sie, wie viele Rechnungen insgesamt angemahnt werden. Danach kreuzen Sie an, ob Sie Alle zu mahnenden Rechnungen eines Patienten in einem Brief zusammenfassen wollen, oder lieber einen separaten Brief pro anzumahnender Rechnung drucken wollen. Man spricht im ersten Falle auch von “gruppierten Mahnungsbriefen”. Mit dem Feld Anzahl der Kopien eines Mahnbriefes können sie dann einstellen, wie viele Kopien von jedem auszudruckenden Mahnungsbrief gedruckt werden, z.B. '2', eine für den Patienten, und eine für Ihr Archiv. Dies betrifft sowohl einzelne als auch gruppierte Mahnungsbriefe. Schlussendlich kann noch die Anzahl der Rechnungskopien pro Mahnungsbrief eingestellt werden.

Die Standardwerte dieses Felder können in den globalen Einstellungen des Abrechnungsmoduls voreingestellt werden.

Der Bereich Stapeldruck erlaubt es Ihnen im Falle eines Druckerproblems den Druckvorgang an jeder beliebigen Stelle wieder fortzusetzen. Hierzu müssen Sie zuerst das Häkchen im Kästchen Alle Briefe drucken entfernen und erst dann können Sie in den Felder Von und Bis den gewünschten Bereich angeben. Betätigen Sie die Schaltfläche Druckvorgang starten um die Briefe zu drucken. Die Schaltfläche Druckvorgang starten wird nun zur Schaltfläche Druckvorgang anhalten welche es Ihnen erlaubt den Druckvorgang jederzeit anzuhalten um zum Beispiel im Drucker Papier nachzulegen. Der Balken unterhalb der Schaltfläche gibt Aufschluss über den Fortschritt des Druckvorganges.

Diese Liste enthält alle Rechnungen welche bereits einmal gemahnt wurden, das heißt der Pateint hat bereits eine erste Mahnung erhalten. Rechnungen in dieser Liste deren Fälligkeitsdatum überschritten wurden können zum zweiten mal gemahnt werden. Betätigen Sie die Rechnungen mahnen Schaltfläche Um diese Rechnungen zum zweitenmal zu mahnen. Der Mahnungsvorgang ist indentisch zu dem der unbezahlten Rechnungen und wird deßhalb nicht näher beschrieben.

Im Falle wo Sie eine Rechnung irrtümlicherweise gemahnt haben, können Sie mit der Mahnung zurückziehen Schaltfläche die Mahnung wieder rückgängig machen.

Diese Liste enthält alle Rechnungen welche bereits zum zweiten mal gemahnt wurden, das heißt der Pateint hat bereits die zweite Mahnung erhalten. Rechnungen in dieser Liste deren Fälligkeitsdatum überschritten wurden können jetzt per Zahlungsaufforderung durch den Gerichtsvollzieher eingeholt werden. Betätigen Sie die Rechnungen mahnen Schaltfläche um die Zahlungsaufforderungen für die entsprechenden Gerichtsvollzieher zu drucken.

Der Druckvorgang der Zahlungsaufforderungen ist ansonsten identisch mit dem der Mahungen und wird deßhalb nicht näher beschrieben.

Diese Liste enthält alle Rechungen welche bereits eine Zahlungsaufforderung per Gerichtsvollzieher erhalten haben. In der Regel kann eine Rechnung bis zu zwei Jahren in diesem Zustand vorliegen. Liegt nach dieser Frist immer noch kein Zahlungseingang vor, so erhalten Sie vom Gerichtsvollzieher die schriftliche Genehmigung die Rechnung direkt an die Krankenkasse weiterzuleiten. Zu diesem Zweck dient die Drittzahlend Schaltfläche. Wählen Sie die entsprechende Rechnung und betätigen Sie die Drittzahlend Schaltfläche. Die Rechnung wird aus der Liste entfernt und wird bei der nächsten Drittzahlendenaufstellung erscheinen.

Das Kassenjournal hat eigentlich zwei Funktionen. Einerseits kann es dazu dienen die Tageseinnahmen in Ihrer Kasse zu überprüfen, andererseits können Sie es auch dazu verwenden um die Summe der Einnahme über einen bestimmten Zeitraum in Erfahrung zu bringen. Um in das Kassenjournal zu gelangen, betätigen Sie Bitte die Kassenjournal Schaltfläche. Der Kassenjournal drucken Dialog wird angezeigt.

Fig. 1: Kassenjournal drucken Dialog

Das Datum zur Überprüfung der Tageseinahmen, respektive die Zeitspanne über welche Sie Ihre Einahmen in Erfahrung bringen wollen, können Sie im Bereich Zeitraum angeben. Zur Eingabe des Datums zur Überprüfung der Tageseinahmen reicht es das gewünschte Datum im Vom Feld anzugeben. Wie gewohnt, per Klick auf die Kalender anzeigen Schaltfläche können Sie einen kleinen Kalender zur Eingabehilfe anzeigen lassen. Zur Eingabe einer Zeitspanne geben Sie im Vom das Anfangsdatum der Zeitspanne ein, danach kreuzen Sie das Bis Zum Kästchen an. Im Falle wo es sich beim Vom Datum um den Ersten eines Monats ist, wird das Bis Zum Datum automatisch auf den Letzten des Monats gesetzt. Sie können dieses Datum aber jeder Zeit nach belieben ändern.

Je nachdem wie Ihre Praxis organisiert ist, können Sie entweder eine oder mehrere Kassen führen. Zur Überprüfung der respektiven Tageseinahmen können Sie im Bereich Einzelne Kasse die entsprechende Kasse auswählen. Hierzu müssen Sie zuerst das Kästchen Einzelne Kasse ankreuzen. Danach können Sie dann in der Kasse von Liste die Kasse auswählen, für welche das Journal erzeugt werden soll.

Beim Verbuchen von Rechnungen kann es vorkommen daß verbuchte Zahlungen gleich wieder storniert werden, z.b weil das falsche Zahlungsmittel gewählt wurde oder die falsche Rechnung verbucht wurde. Durch ankreuzen dieser Option werden solche sich gegenseitig aufhebende Transaktionen aus der Liste heraus gefiltert.

Da das Kassenjournal hauptsächlich zur Überprüfung der Tageskasse eingesetzt wird, werden Zahlungen welche per Überweisung getätigt wurden, nicht mit in das Kassenjournal einbezogen. Im Falle wo Sie sich aber einen Überblick über die gesamten Zahlungseingänge über ein bestimmten Zeitraum verschaffen wollen, ist es notwendig auch Zahlungseingänge per Überweisung mit einzubeziehen. Durch ankreuzen dieser Option kann dies erreicht werden.

Beim erzeugen eines täglichen Kassenjournals ist es von Interesse die einzelnen Transaktionen, aufgeschlüsselt nach Zahlungsmittel zu sehen. Bei der Erzeugung eines Kassenjournals welches dazu dienen soll einen Überblick der eingegangen Zahlungen über einen bestimmt Zeitraum zu erhalten ist es nicht unbedingt erforderlich jede einzelne Transaktion aufzuführen. Von Interesse sind dann hauptsächlich die Gesamtbeträge welche per Zahlungsmittel eingegangen sind. Durch ankreuzen dieser Option werden die einzelnen Transaktion aus dem Kassenjournal ausgeblendet und nur die Gesamtbeträge aufgeführt.

Leistungslisten erlauben Ihnen eine statistische Auswertung der von Ihnen erbrachten Leistungen. Das Erstellen einer solchen Leistungsliste erfolgt über die Leistungslisten erstellen Schaltfläche welche sich rechts oben bei den Hauptfunktionen befindet. Beim Betätigen dieser Schaltfläche öffnet sich der Dialog Verrechnete Tarife:

Fig. 1: Verrechnete Tarife Dialog

Dieser Dialog erlaubt es Ihnen die Erstellung der Leistungsliste nach Ihren Wünschen anzupassen.

Im Ärzte Bereich können Sie wählen ob die gewünschte Leistungsliste für einen bestimmten Arzt oder mehrere Ärzte erstellt werden soll. Um einen oder mehrer Ärzte wählen zu können müssen Sie vorher das Kästchen Ärzte ankreuzen. Wenn kein Arzt gewählt wurde wird die Leistungsliste automatisch für alle Ärzte erstellt.

Im Bereich Tarif wählen Sie nun den Leistungstarif für welchen die Liste erstellt werden soll. Falls Sie den Tarifcode nicht auswendig kennen, können Sie mit der Suchen Schaltfläche nach dem entsprechenden Tarif suchen. Desweiteren ist es auch Möglich nur ein Teilstück eines Tarifes zu sichen, zum Beispiel 8N um alle Nuklearmedizinische Leistungen in die Liste einzubeziehen.

Im Ausführungsdatum Bereich können Sie den Zeitraum festlegen über welchen sich die Leistungsliste erstrecken soll. Im Falle wo die Uhrzeit für den Zeitraum notwendig ist können Sie, in dem Sie das Kästchen Mit Zeit ankreuzen, die gewünschte Uhrzeit angeben.

Betätigen Sie die Okay Schaltfläche um die Leistungsliste zu generieren.

Fig. 3: Leistungsliste

Das Löschen von Rechnungen führt nicht zum Verlust der Rechnungsdaten. Gelöschte Rechnungen landen im Papierkorb, aus welchem Sie wieder heraus geholt werden können. Um eine gelöschte Rechnung wieder herstellen zu können müssen Sie zunächst den Papierkorb öffnen. Klicken Sie hierzu auf den Papierkorb Reiter.

Fig. 1: Liste der Rechnungen im Papierkorb

Die Liste aller sich im Papierkorb befindenden Rechnungen wird angezeigt. Neben den eigentlichen Rechnungsdaten werden noch der Name und die Matrikel des respektiven Patienten angezeigt sowie das Datum und der Benutzer welcher die Rechnung ursprünglich gelöscht hat. Um die wiederherzustellende Rechnung leichter finden zu können, bietet der Papierkorb die Möglichkeit nach Rechnungsnummer, respektive Rechnungsdatum zu suchen.

Um in der Rechnungsliste nach Rechnungsnummer suchen zu können müssen Sie mit der rechten Maustaste in den Title der Rechnungs Nr Spalte klicken. Der Titel wird dann durch ein Eingabefeld ersetzt in welchem Sie die gesuchte Rechnungsnummer eingeben können.

Fig. 3: Suche nach Rechnungsnummer

Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Taste

Fig. 4: Gefundene Rechnung

Die Suche nach Rechnungsdatum funktioniert genau so, mit dem Unterschied daß Sie mit der rechten Maustaste in den Titel der Spalte Rechnungsdatum klicken. Geben Sie das gewünschte Datum entweder von Hand ein oder betätigen Sie die Kalender Schaltfläche um einen kleinen Kalender als Eingabehilfe zu öffnen.

Fig. 5: Suche nach Rechnungsdatum

Um eine oder mehrere Rechnungen wiederherzustellen reicht es das Häckchen in der Markiert Spalte bei der oder den entsprechenden Rechnungen anzukreuzen und die Schaltfläche Rechnung Wiederherstellen Schaltfläche zu betätigen.

Globale Einstellungen sind Einstellungen die für die gesamte Praxis gelten. Die globalen Einstellungen der GECAMed Software erreicht man über den Eintrag Globale Einstellungen im Menu Admin der Menüleiste. Im erscheinenden Dialog können generelle oder Modul-spezifische Einstellungen für den Betrieb der Software geändert werden.

Fig. 1: Globale Einstellungen des Abbrechnungsmoduls

Diese Option is von Interesse für Praxen in denen mehrere Ärzte praktizieren. Abhängig vom Arbeitsverhältniß in welchen sich die verschiedenen Ärzte befinden, können Praxen entweder als gesamte Praxis mit eigenemem UCM Code abrechnen oder getrennt als einzelne Ärzte. Durch Ankreuzen dieser Option wird eine getrennte Abrechnung pro Arzt in GECAMed abgebildet.

Standardmäßig besteht in GECAMed eine Rechnungsnummer aus einer Arztkennung, einer Patientkennung und einer laufenden Rechnungsnummer. Dieses Nummerschema ist von Interesse für größere Praxen, mit vielen Patienten und mehreren Ärzten. Für kleinere Praxen kann auf die Arztkennung und die Patientenkennung verzichtet werden. Somit werden die Rechnungsnummern welche auf den Rechnungen und Mahnungsbriefen vermerkt werden kürzer und sind desßhalb leichter zu handhaben für den Patienten. Durch Ankreuzen dieser Option wird dieser Modus aktiviert.

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Je nachdem ob Ihre Praxis auch mit hospitalisierten Patienten zu tun hat, ist es notwendig beim Erstellen von Rechnungen angeben zu können um welche Hospitalisierungsklasse es sich handelt. Durch Ankreuzen dieser Option wird im Abrechnungsmodul eine Liste mit den verfügbaren Hospitalisierungsklassen angezeigt.

Rechnungen welche nicht direkt vom Patient bezahlt werden sind sogenannte drittzahlenden Rechnungen. Zu diesen Rechnungen gehören unter anderem solche welche in Verbindung mit einem Arbeitsunfall stehen. Am Ende jeden Monats muß eine Aufstellung mit diesen Rechnungen an die drittzahlende Institution versendet werden. Die Verwaltung und die Funktionen welche dafür benötigt werden befinden sich im Drittzahlendenreiter, welcher mit dieser Option ein- und ausgeschaltet werden kann.

Diese Option dient dazu die maximale Anzahl der zu ladenden Rechnungen einzuschränken. Wird bei einem Vorgang diese Anzahl überschritten, so wird der Benutzer darüber in Kenntnis versetzt und kann der Benutzer kann dann selber Entscheiden ob er den Vorgang abbrechen oder fortsetzen möchte. Diese Einschränkung ist von Interesse für Rechner mit wenig Arbeitsspeicher oder kleiner Leistung. Der vorgegebene Standardwert von 500 ist sehr konservativ und kann in der Regel auf 5000 hochgesetzt werden.

Diese Einstellung erlaubt festzulegen wie Adressblöcke auf gedruckten Dokumenten auszusehen haben. Die Liste erlaubt einen von drei möglichen Druckstilen zu wählen. Zur Wahl stehen:

• Original Stil : Namen und Adresse werden genau so gedruckt, wie Sie eingegeben wurden.
• In Großschrift : Namen und Adressen werden ausschließich in Großbuchstaben gedruckt.
• Anfangsbuchstaben groß : Anfangsbuchstaben von Vorname und Adressen werden als Großbuchstaben gedruckt, für alle folgenden Buchstaben werden klein geschrieben. Geburtsname und Fmilienname werden dagegen komplett in Großbuchstaben gedruckt (dies ist die geläufigste Schreibweise für Vor- und Zunamen in Luxemburg und Frankreich).

Verschiedene Praxen verfügen über mehr als ein Bankkonto. Das hier gewählte Konto wird als Standardkonto verwendet falls kein anderes angegeben wurde.

Hier können Sie die Anzahl der Tage festlegen nachdem eine gedruckt Rechnung abläuft und gemahnt werden kann. Die gleiche Ablauffrist gilt dann auch für die letzte Mahnung sowie für die Zahlungsaufforderung.

Über diese Einstellung können Sie steuern welche Rechnungen in den Listen der verschiedenen Mahnungszuständen angezeigt werden. Wenn diese Option gewählt wird, dann werden in den jeweiligen Listen nur abgelaufene Rechnungen, d.h Rechnungen bei welchen die Ablauffrist abgelaufen ist, angezeigt. Per rechtem Mausklick kann man jedoch jeder Zeit sich alle Rechnungen anzeigen lassen. Ist diese Option ausgeschaltet, dann werden immer alle Rechnungen angezeigt und per rechtem Mausklick kann man sich dann nur die abgelaufenen Rechnungen anzeigen lassen. Diese Option legt eigentlich nur fest welches Standardverhalten die Mahnungslisten haben sollen.

Diese Einstellungsgruppe definiert die Anzahl der Dokumentkopien welche pro Mahnung gedruckt werden. Die hier angegebenen Werte werden im entsprechenden Druckdialog als Standardwerte vorgegeben, können aber vom Benutzer je nach Bedarf noch angepasst werden bevor der Druckvorgang startet. Zu beachten ist insbesondere die Option 'Mahnungen eines Patienten zusammenfassen'. Ist diese aktiviert so wird nur ein einziger Mahnungsbrief pro Patient gedruckt, auch wenn einzelne Patienten für mehr als eine Rechnung angemahnt werden. Dabei werden alle angemahnten Rechnungen für einen Patienten im Magnungsbrief in einer Liste zusammengefasst. Ist die Option nicht gesetzt so wird für jede Rechnung ein separater Mahnungsbrief gedruckt.

Jeder Benutzer hat auch die Möglichkeit verschiedene Einstellungen des Abrechnungsmoduls an seine Bedürfnisse anzupassen. Die Benutzereinstellungen der GECAMed Software erreicht man über den Eintrag Einstellungen im Menu Einstellungen der Menüleiste.

Fig. 3: Benutzereinstellungen

Das Abrechnungsmodul erlaubt Vorlagen von häufig gebrauchten Rechnungen abzulegen. Über diese Option kann jeder Benutzer festlegen, wie viele davon im Patientmodul als Schaltfläche zur Verfügung stehen. Beim Abspeichern der Rechnungsvorlagen erkennt man am orangefarbenen Hintergrund, welche aller verfügbaren Rechnungsvorlagen als Schaltfläche erscheinen werden.

Beim Verbuchen von Rechnungen kann es vorkommen, daß verbuchte Zahlungen gleich wieder storniert werden, z.B. weil das falsche Zahlungsmittel gewählt wurde order die flasche Rechnung verbucht wurde. Das wählen dieser Einstellung führt dazu, daß in Dialogen, welche mit Transaktionen zu tun haben wie z.B. das Kassenjournal, die Option standardmäßig angekreuzt ist.

Diese Einstellung ist nur von Interesse für GECAMed Installationen in Krankenhäusern in welchen GECAMed Daten aus dem KIS (Krankenhausinformationssystem), respektive aus dem RIS (Radiologieinformationssystem) erhält. Hier werden Rechnungen automatisch erzeugt, und die Sekretärin überprüfen die erbrachten Leistungen einzeln. Ist diese Option gewählt, dann wird die gesamte Rechnung als geprüft gekennzeichnet wenn alle Leistungen auf dieser bereits geprüft wurden. Diese Einstellungen ist für alle anderen Installation ohne Bedeutung.