Mahnungsverwaltung

Das Mahnen von Rechnungen erfolgt in der Mahnungsverwaltung. Um in diese zu gelangen betätigen Sie den Mahnungen Reiter. Die Mahnungsverwaltung öffnet sich:

Fig. 1: Mahnungsverwaltung

Die Mahnungsverwaltung besteht aus mehreren Rechnungslisten. Diese Rechnungslisten sind von links nach rechts gesehen:

1. Offene Rechnungen
2. Unbezahlte Rechnungen
3. Erste Mahnungen
4. Letzte Mahnungen
5. Zahlungsaufforderungen

Jede dieser Listen kann über den entsprechen Reiter angezeigt werden. Jeder dieser Reiter zeigt auch zwei Zahlen an, eine rote und eine graue Zahl:

Diese beiden Zahlen geben Aufschluß darüber, wie viele Rechnungen insgesamt (graue Zahl) in der entsprechenden Liste aufgeführt werden, und bei wie vielen davon das Fälligkeitsdatum bereits überschritten wurde (rote Zahl). Je nachdem wie das Program bei Ihnen vor Ort konfiguriert wurde (siehe http://www.santec.lu/de/project/gecamed/userguide/settings/billingsettings) werden entweder nur die fälligen Rechnungen automatisch angezeigt (Standardeinstellung), oder automatisch alle. Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurden, werden immer rot hinterlegt.

Als nächstes wollen wir uns nun die verschiedenen Listen etwas näher ansehen.

Die Offene Rechnungen Liste beinhaltet alle vom Patienten zu zahlenden Rechnungen, welche noch nicht gedruckt (und deshalb auch nicht versendet) wurden. Sie dient als Kontrolle dafür, daß alle ausgestellten Rechnungen auch wirklich gedruckt und versendet werden. Diese Liste sollte in der Regel leer sein. Ist sie es nicht, so können Sie mit der Liste drucken Schaltfläche eine Liste all dieser Rechnungen ziehen, respektive mit der Rechnungen drucken Schaltfläche alle Rechnungen auf einmal drucken.

Diese Liste beinhaltet alle bereits gedruckten Rechnungen welche normalerweise dem Patienten ausgehändigt wurden, respektive dem Patienten zugeschickt wurden. Rechnungen in dieser Liste deren Fälligkeitsdatum überschritten wurden können gemahnt werden. Betätigen Sie die Schaltfläche Rechnungen mahnen um diese Rechnungen zu mahnen.

Der Dialog zum Stapeldruck der Mahnungen öffnet sich. Im Bereich Versand können Sie zunächst steuern, ob nur fällige Rechnungen gemahnt werden sollen (Standard Einstellung), oder ob alle in der Liste verfügbaren bzw. ausgewählten Rechnungen betroffen sind. Um alle verfügbaren bzw. ausgewählten Rechnungen zu mahnen genügt es, im Kästchen Nur fällige Rechnungen das Häkchen zu entfernen. Im Feld Anzahl der betroffenen Rechnungen sehen Sie, wie viele Rechnungen insgesamt angemahnt werden. Danach kreuzen Sie an, ob Sie Alle zu mahnenden Rechnungen eines Patienten in einem Brief zusammenfassen wollen, oder lieber einen separaten Brief pro anzumahnender Rechnung drucken wollen. Man spricht im ersten Falle auch von “gruppierten Mahnungsbriefen”. Mit dem Feld Anzahl der Kopien eines Mahnbriefes können sie dann einstellen, wie viele Kopien von jedem auszudruckenden Mahnungsbrief gedruckt werden, z.B. '2', eine für den Patienten, und eine für Ihr Archiv. Dies betrifft sowohl einzelne als auch gruppierte Mahnungsbriefe. Schlussendlich kann noch die Anzahl der Rechnungskopien pro Mahnungsbrief eingestellt werden.

Die Standardwerte dieses Felder können in den globalen Einstellungen des Abrechnungsmoduls voreingestellt werden.

Der Bereich Stapeldruck erlaubt es Ihnen im Falle eines Druckerproblems den Druckvorgang an jeder beliebigen Stelle wieder fortzusetzen. Hierzu müssen Sie zuerst das Häkchen im Kästchen Alle Briefe drucken entfernen und erst dann können Sie in den Felder Von und Bis den gewünschten Bereich angeben. Betätigen Sie die Schaltfläche Druckvorgang starten um die Briefe zu drucken. Die Schaltfläche Druckvorgang starten wird nun zur Schaltfläche Druckvorgang anhalten welche es Ihnen erlaubt den Druckvorgang jederzeit anzuhalten um zum Beispiel im Drucker Papier nachzulegen. Der Balken unterhalb der Schaltfläche gibt Aufschluss über den Fortschritt des Druckvorganges.

Diese Liste enthält alle Rechnungen welche bereits einmal gemahnt wurden, das heißt der Pateint hat bereits eine erste Mahnung erhalten. Rechnungen in dieser Liste deren Fälligkeitsdatum überschritten wurden können zum zweiten mal gemahnt werden. Betätigen Sie die Rechnungen mahnen Schaltfläche Um diese Rechnungen zum zweitenmal zu mahnen. Der Mahnungsvorgang ist indentisch zu dem der unbezahlten Rechnungen und wird deßhalb nicht näher beschrieben.

Im Falle wo Sie eine Rechnung irrtümlicherweise gemahnt haben, können Sie mit der Mahnung zurückziehen Schaltfläche die Mahnung wieder rückgängig machen.

Diese Liste enthält alle Rechnungen welche bereits zum zweiten mal gemahnt wurden, das heißt der Pateint hat bereits die zweite Mahnung erhalten. Rechnungen in dieser Liste deren Fälligkeitsdatum überschritten wurden können jetzt per Zahlungsaufforderung durch den Gerichtsvollzieher eingeholt werden. Betätigen Sie die Rechnungen mahnen Schaltfläche um die Zahlungsaufforderungen für die entsprechenden Gerichtsvollzieher zu drucken.

Der Druckvorgang der Zahlungsaufforderungen ist ansonsten identisch mit dem der Mahungen und wird deßhalb nicht näher beschrieben.

Diese Liste enthält alle Rechungen welche bereits eine Zahlungsaufforderung per Gerichtsvollzieher erhalten haben. In der Regel kann eine Rechnung bis zu zwei Jahren in diesem Zustand vorliegen. Liegt nach dieser Frist immer noch kein Zahlungseingang vor, so erhalten Sie vom Gerichtsvollzieher die schriftliche Genehmigung die Rechnung direkt an die Krankenkasse weiterzuleiten. Zu diesem Zweck dient die Drittzahlend Schaltfläche. Wählen Sie die entsprechende Rechnung und betätigen Sie die Drittzahlend Schaltfläche. Die Rechnung wird aus der Liste entfernt und wird bei der nächsten Drittzahlendenaufstellung erscheinen.