Drittzahlende Aufstellungen

Rechnungen welche von drittzahlenden Versicherungen übernommen werden müssen je nachdem um welche Versicherung es sich handelt einmal im Monat in Form einer Aufstellung an diese Versicherung weiteregeleitet werden. Das Abrechungsmodul stellt für diesen Zweck eine Verwaltung von drittzahlenden Aufstellungen bereit. Klicken Sie auf den Aufstellungen Reiter um in diese Verwaltung zu gelangen.

Fig. 1: Drittzahlende Aufstellungen

Die Verwaltung ist in zwei großen Bereiche unterteilt. Links befinden sich die Liste der bereits existierenden Aufstellungen () und die Schaltflächen mit den Funktionen zur Bearbeitungen der Aufstellungen (). Auf der rechten Seite befindet sich die Liste der Rechnungen () welche zur der links gewählten Aufstellung gehöhren.

Wir wollen die Funtionsweise der Verwaltung anhand eines konkreten Beispiels erläutern.

Eine neue Aufstellung kann mit der Neue Aufstellungen anlegen Schaltfläche angelegt werden. Beim Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Neue Aufstellung Dialog:

Fig. 2: Neue Aufstellung Dialog

In diesem Dialog können Sie nun die Eckdaten für Ihre drittzahlende Aufstellung festlegen.

Im Bereich Drittzahlende legen Sie fest für welche drittzahlende Versicherung oder Versicherungen Sie eine neue Aufstellung anlegen wollen. Die Wahl dieser Versicherung, respektive der Versicherungen hat natürlich einen Einfluß auf die Rechnungen welche mit auf diese Aufstellung kommen. Nur Rechnungen welche eine der gewählten Versicherungen als drittzahlende Versicherung haben werden berücksichtigt.

Im Bereich Ärzte legen Sie fest für welchen Arzt, respektive für welche Ärzte die Aufstellung gilt. Auch hier werden wiederum nur Rechnungen berücksichtigt welche von den entsprechenden Ärzten ausgestellt wurden.

Der Zeitraum Bereich legt die Zeitspanne für die Aufstellung fest. Nur Rechnungen welche innerhalb dieses Zeitraumes ausgestellt wurden werden berücksichtigt. Betätigen Sie die Schaltfläche rechts neben den entsprechenden Feldern um einen Kalendar als Auswahlhilfe zu öffnen.

Der Bereich Zahlung hat keinen direkten Einfluß auf die Auswahl der Rechnungen welche mit auf die Aufstellung sollen. Die gewählte Konntonummer in Überweisung nach wird lediglich auf dem Deckblatt der Aufstellung erscheinen. Das Eingegangen am Feld kann zum jetzigen Zeitpunkt noch ignoriert werden.

Betätigen Sie die Okay Schaltfläche um die neue Aufstellung anzulegen.

Fig. 3: Neue offene Aufstellung

In der Liste der bereits existierenden Aufstellungen erscheint die neu angelegte Aufstellung. In der Liste werden der Zustand, die Drittzahlenden, die automatisch vergebene Referenz sowie die Eckdaten des Zeitraums angezeigt. Beim Wählen einer Aufstellung in dieser Liste wird die Rechnungsliste mit denen sich auf dieser Aufstellung befindlichen Rechnungen aktualisiert.

Fig. 4: Liste der entsprechenden Rechnungen

Im Titelbalken über der Rechnungsliste werden nochmal die wichtigsten Daten der entsprechenden Aufstellung dargestellt sowie die Anzahl der aufgelisteten Rechnungen und der daraus resultierende Gesamtbetrag.

Eine neu angelegte Aufstellungen befindet sich immer im offenen Zustand. Diesen Zustand erkennt man an der offenen Mappe welche in der Zustandspalte in der Liste der Aufstellungen angezeigt wird , respektive im Titelbalken der entsprechenden Rechnungsliste . Bei einer offenen Aufstellung sind die entsprechenden Rechnungen noch nicht fest verknüpft, das heißt, jedes mal wenn sie eine offene Aufstellung wählen wird Ihre Datenbank nach in Frage kommenden Rechnungen durchsucht. Somit ist gewährleistet daß auch Rechnungen, welche zu einem späteren Zeitpunkt angelegte wurden, berücksichtigt werden. Im Prinzip können Sie die Monatsaufstellung bereits am Monatsanfang anlegen und im Laufe des Monats beobachten wie neue Rechnungen automatisch mit einbezogen werden.

Bevor eine Aufstellung gedruckt werden kann muß gewährleistet sein daß sich die Liste der Rechnungen sowie die Rechnungen selbst nicht mehr ändern. Um dies zu gewährleisten muß die Aufstellung vorher abgeschlossen werden. Wählen Sie zuerst die abzuschliessende Aufstellung und betätigen Sie dann die Aufstellung abschliessen Schaltfläche. Beim abschliessen einer Aufstellung werden alle in Frage kommenden Rechnungen verriegelt und fest mit der Aufstellung verknüpft. Je nachdem wie viele Rechnungen sich auf der Aufstellung befinden kann dieser Vorgang einige Sekunden in Anspruch nehmen. Ein entsprechender Dialog wird im gegebenen Fall angezeigt.

Fig. 5: Aufstellung abschliessen Dialog

Beim wählen einer abgeschlossenen Aufstellung werden nur noch die verknüpften Rechnungen aufgelistet, auch wenn zum dem Zeitpunkt noch neue in Frage kommenden Rechnungen vorliegen würden. Eine abgeschlossene Aufstellung erkennt man an der zugeschnürten Mappe in der Zustandspalte der Liste der Aufstellungen , respektive im Titelbalken der Rechnungsliste

Fig. 6: Abgeschlossene Aufstellung

Ein abgeschlossene Aufstellung kann bei Bedarf wieder mit der Aufstellung wieder öffnen Schaltfläche wieder in den offenen Zustand gebracht werden. Bei diesem Vorgang werden alle verknüpften Rechnungen wieder entriegelt und die Verknüpfung wieder aufgehoben. Wie beim abschliessen einer Aufstellung kann dieser Vorgang einige Sekunden dauern.

Nachdem eine Aufstellung nach Monatsende abgeschlossen wurde, kann diese nun gedruckt werden. Hierzu wählen Sie die zu druckende Aufstellung in der Aufstellungsliste und betätigen Sie die Aufstellung drucken Schaltfläche. Der Aufstellung Drucken Dialog wird angezeigt:

Fig. 7: Aufstellung Drucken Dialog - Erster Schritt

Das Drucken einer Aufstellung erfolgt im Prinzip in zwei Schritten. Der erste Schritt besteht darin daß das Deckblatt der Rechnungsaufstellung gedruckt wird. Das Format dieses Deckblattes ist von der Vereinigung der Krankenkassen (UCM) vorgegeben. Betätigen Sie die Rechnungsaufstellung drucken Schaltfläche um dieses Deckblatt zu drucken. Das gedruckte Deckblatt sieht folgendermaßen aus:

Fig. 8: Deckblatt für Aufstellungen

Nachdem das Deckblatt gedruckt wurde können Sie nun zum zweiten Schritt des Druckvorganges übergehen, zum Stapeldruck der begleitenden Rechnungen. wählen Sie die zu druckende Aufstellung in der Aufstellungsliste und betätigen Sie die Aufstellung drucken Schaltfläche.

Fig. 9: Aufstellung Drucken Dialog - Zweiter Schritt

Betätigen Sie die Rechnungsstapel drucken Schaltfläche um die begleitenden Rechnungen zu drucken. Die Schaltfläche wird nun zur Druckvorgang anhalten Schaltfläche. Diese erlaubt es Ihnen, sollte zum Beispiel im Laufe des Druckvorgangs dem Drucker das Papier ausgehen, den Vorgang anzuhalten damit Sie Papier nachlegen können. Sollte es während des Druckvorganges zu einem Papierstau im Drucker kommen oder sollten Sie aus irgendeinem anderen Grund den Druckvorgang abbrechen, so können Sie den Druckvorgang zu einem späteren Zeitpunkt an jeder beliebigen Stelle wieder fortsetzen. Entfernen Sie hierzu das Häckchen im Alle Rechnungen drucken Kästchen und geben Sie in den Von und Bis Feldern den gewünschten Bereich an.

Nachdem die Aufstellung samt den begleitenden Rechnungen an die drittzahlende Versicherung verschickt wurde erfolgt irgendwann ein Zahlungseingang von dieser Versicherung. Der genaue Vorgang hängt natürlich von der jeweiligen Versicherung ab. Um die sich auf der Aufstellung befindenen Rechnungen zu begleichen, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie in der Aufstellungsliste die entsprechende Aufstellung und führen Sie ein Doppelklick auf dieser durch.

Fig. 10: Aufstellung bearbeiten

Der Aufstellungen bearbeiten Dialog öffnet sich. Im Bereich Zahlung geben Sie jetzt im Eingegangen am Feld das Datum des Zahlungseinganges für diese Aufstellung an. Die Schaltfläche rechts neben dem Feld öffnet einen Kalender als Eingabehilfe. Nachdem Sie dieses Datum eingeben haben, betätigen Sie die Okay Schaltfläche um den Dialog wieder zu schliessen.

In der Liste der sich auf der Aufstellung befindenden Rechnungen erscheint jetzt in der Begleichung Spalte eine Rechnung begleichen Schaltfläche.

Fig. 11: Rechnungen begleichen

Mit einem Klick auf diese Schaltfläche kann die entsprechende Rechnung komplett beglichen werden. Dabei wechselt die Rechnung begleichen Schaltfläche zur Rechnung beglichen Schaltfläche. Ein weitere Klick bring die Rechnung wieder in den unbezahlten Zustand zurück.

Fig. 12: Beglichene Rechnung

Rechnungen die nur mit Abzügen beglichen werden können, können wie gehabt mittels der Rechnung Begleichen Funktion per Menü oder mittels der Taste beglichen werden.