Notwendige Initialisierungen

Nachdem erfolgreichen Start des GECAMed Clients müssen nun wichtige Initialisierungen getätiget werden. Alle funktionalen Bereiche von GECAmed sind noch gesperrt. Erst nach dem Ausführen der folgenden Schritte werden diese freigegeben. Öffnen Sie dazu das Administrationsmodul über den Knopf in der linken Seitenleiste.
Gehen Sie die nun folgenden Schritte der Reihe nach durch.

GECAMed beeinhaltet alle Orte, Postleitzahlen und Strassen von Luxembourg. Da sich diese in regelmäßigen Abständen verändern, werden sie nicht bei der Installation mit installiert. Sie müssen diese von Hand importieren.
Öffnen Sie dazu im Adminstrations Modul das Tab “Adressen importieren”.

Dort müssen Sie im ersten Feld die Datei auswählen, welche die Adressen enthält. Drücken Sie auf “Suchen” und wählen Sie die ZIP Datei aus, die Sie im Installationverzeichnis (c:\gecamed) unter install\address_updates finden. Alternativ können sie die aktuellste Addressdatei von unserer Homepage herunterladen.

Drücken Sie nun im Bereich “Ortschaften” auf “Importieren”. Die Liste zeigt die Ortschaften an, die importiert werden.
Im Bereich “Postleitzahlen” sehen Sie nun ebenfalls eine Liste, welche die zu importierenden Postleitzahlen enthält. Drücken Sie dort ebenfalls auf “Importieren”. Dieser Schritt nimmt eine Weile in Anspruch. Nach dem das Programm wieder reagiert, beenden Sie es und starten es neu. Die Strassen, Orte und Postleitzahlen sind nun verfügbar.

Öffnen Sie das Tab mit dem Namen “Benutzerverwaltung”. Dort können Sie Benutzer anlegen, bearbeiten und löschen. Legen Sie für jede Person, die in der Praxis mit GECAMed einen eigenen Benutzer und Passwort an. Klicken Sie dazu in dem Bereich “Benutzerliste” (figure1 ) auf den Knopf “Benutzer Hinzufügen”. In der Tabelle erscheint so dann eine neue Zeile. Klicken Sie in die einzelnen Zellen der neuen Zeile um die Daten des Benutzers einzugeben. Anschliessend drücken Sie auf “Benutzer Speichern” um den Vorgang abzuschliessen. Wiederholen Sie dies für alle Benutzer die Sie anlegen möchten.

Fig. 1: Benutzer anlegen

Fig. 2: Rollen zuweisen

Die angelegten Benutzer benötigen noch eine oder mehrere Rollen um mit GECAMed arbeiten zu können. Wählen Sie die Benutzer der Reihe nach an und selektieren die entprechenden Rollen im Bereich “Rollen” (figure2 ). Anschliessend drücken Sie wieder auf “Benutzer Speicher”.

Die folgenden Rollen sind verfügbar:

Öffnen Sie nun das Tab mit dem Namen “Praxisverwaltung”. Dieses Formular nimmt die adminstrativen Daten der Praxis auf. Diese Daten erscheinen später auf Rechnungen und Verschreibungen.

Der UCM Code wird hier nur benötigt, wenn mehrere Ärzte unter einer gemeinsamen UCM Nummer abrechnen. Mit den Konten verhält es sich genauso.

Zusätzlich können Sie für Ihre Praxis mehrere Standorte eingeben. Dies ist nur dann erforderlich, wenn die Praxis über mehrere Standorte verteilt ist. In diesem Fall müssen alle Standorte eingetragen werden, auch wenn einer davon bereits vorher als Adresse angegeben wurde. Wenn Standorte vorhanden sind werden diese beim login abgefragt (Standortidentifizierung). Diese Information findet bei der Abrechnungen und anderen Standard-Ausdrucken Verwendung.

Der letzte Schritt besteht darin, einen oder mehrere Ärzte anzulegen. Öffnen Sie dazu das Tab “Ärzteverwaltung”. Ein Arzt ist in GECAMed keine physische Person. Es wird zwischen Benutzern und Ärzten unterschieden.

Ein Arzt in GECAMed ist eine reine Informationseinheit, die den Namen, den Titel, den UCM Code etc. eines Arztes bereit hält. Ein Benutzer ist eine Person, der es erlaubt ist, mit GECAMed zu arbeiten (Login/Passwort).

Benutzer können unterschiedliche Rechte haben. So kann z.B. ein Benutzer in GECAMed einen Arzt auswählen, unter dessen Namen er gerade in GECAMed arbeitet. Dies ist typischerweise der Fall einer Sekretärin, die für zwei Ärzte arbeitet und Rezepte und Rechnungen im Namen beider Ärtzte erstellt und ausdruckt.

Es gibt in GECAMed zwei Ebenen auf denen UCM-Codes, Adressen und Bankverbindungen verwaltet werden können: Praxis und Arzt: Falls es sich um eine Gemeinschaftspraxis mit mehreren Ärzten handelt, können die Verschreibungen, Abrechnungen etc. im Nahmen der Praxis oder des Arztes erfolgen.

Die generelle Regel ist: Wenn die jeweilige Information beim Arzt eintragen ist, so hat diese Vorrang über den gleichen Typ von Information auf der Praxis-Ebene.

Beispiel Kontodaten:

Eine Ausnahme stellt der UCM-Code da. Unter einem Arzt können zwei verschiedene UCM-Codes abgespeichert werden. Der zusätzliche Code wird nur bei der Abrechnung herangezogen und erlaubt es einem Arzt, der normalerweise über den UCM-Code einer Gemeinschaftspraxis arbrechnet, diese auch während einer Vertretung in einer anderen Praxis zu Abrechnungszwecken zu benutzen, während auf seinen Verschreibungen sein persönlicher UCM-Code erscheint.