Briefe

GECAMed bietet die Möglichkeit Briefe aus Vorlagen zu erstellen. Zum Beispiel einen Brief an einen Kollegen, der wichtige medizinische Informationen über einen Patienten enthält. Die Vorlagen können von jedem Benutzer selbst erstellt werden. Sie enthalten Platzhalter, die beim Erstellen eines Briefes automatisch mit den Daten des gewünschten Patienten ersetzt werden.
Das Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Drucken wird über eine externe Textverarbeitungs-Software erledigt. Hier stehen die beiden am weitest verbreiteten Systeme zur Auswahl: Microsoft Office und sein freier Konkurent OpenOffice. Sie müssen sich nicht an ein neues Programm gewöhnen und können alle Ihre gewohnten Briefmodelle, Formatierungen etc. benutzen.

GECAMed verwaltet sogenannte Briefvorlagen. Es handelt sich dabei um Modelle, die zum Erstellen eines Standard-Briefes benutzt werden. Diese Vorlagen können Variabelen (d.h. Platzhalter) enthalten, die dann beim automatischen Erzeugen eines konkreten Briefes durch aktuelle Arzt- und Patienteninformationen ersetzt werden.

Jeder Benutzer kann seine eigenen Vorlagen erstellen und diese auch der ganzen Praxis zur Verfügung stellen. Zum einfacheren Verwalten eine grossen Anzahl von Vorlagen ist es möglich, jeder Vorlage eine Kategorie zuzuweisen. Durch die Verwendung sinnvoller Kategorien wird es einfacher, eine gesuchte Vorlage aufzufinden.

Zum Erstellen bzw Bearbeiten von Vorlagen, wechseln Sie bitte in das Briefmodul über die entsprechende Schaltfläche in der linken Modulleiste (figure1 ). Auf der Modul-Oberfläche finden Sie unter eine Auflistung Ihrer Briefvorlagen. Unter finden weitere Informationen über die aktuell ausgewählte Vorlage. Dort können Sie die Kategorie der Vorlage ändern, sie als private Vorlage markieren (sie ist dann nur noch für den aktuellen Benutzer sichtbar) und können eine Beschreibung eingeben, die unter der Vorlage in der Liste angezeigt wird. Unter können Sie die Liste der Vorlagen nach Kategorien filtern bzw nach einem Schlagwart suchen. Die Suche bezieht sich nur auf den Namen und die Beschreibung der Vorlage. Eine suche im Dokument selber ist leider technisch nicht möglich.
Unter finden Sie Schaltflächen zum Öffnen, Hinzufügen und Löschen von Vorlagen. Diese Funktionen werden im Weiteren noch erklärt.

Fig. 1: Das Brief-Modul

Zum erstellen einer neuen Vorlage betätigen Sie bitte die Schaltfläche in der Modulkopfleiste. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die ersten Daten der neuen Vorlage eingeben können (figure2 ).
Jede Vorlage benötigt einen eindeutigen Namen und eine Kategorie. Geben Sie den Namen bei ein. Die Kategorie können Sie aus der Auswahlliste bei auswählen. Um eine neue Kategorie zu erstellen, markieren Sie einfach den Text der gewählten Kategorie in der Auswahliste und geben einen neuen Kategorie-Namen ein.

Der Dialog bietet Ihnen die Möglichkeit die vorhandenen Platzhalter in das neue Dokument einzufügen. Sie können die Platzhalter auch nachträglich in der Textsoftware manuell eingeben. Die Platzhalter sind in drei Kategorien unterteilt: Arzt, Patient und Empfänger. Wählen Sie bei die entsprechende Kategorie aus. Die Liste zeigt sodann die Platzhalter der gewählten Kategorie an. Jeder Platzhalter steht für eine bestimmte Information, die beim erstellen eines Briefes ersetzt werden.

Durch einen Doppelklick auf einen Platzhalter wird dieser von der linken Liste in die rechte Liste verschoben. Die rechte Liste enthält die Platzhalter, die in die neue Vorlage eingefügt werden sollen. Über die Schaltflächen bei können Sie die Platzhalter zwischen den Listen hin- und her bewegen.

Platzhalter der Kategorie “Empfänger” sind mit der Auswahl eines Kontaktes aus dem Adressbuch verknüpft. Wenn Sie aus einer Vorlage, die “Empfänger” Platzhalter enthält, einen neuen Brief erstellen möchten, müssen Sie eine entsprechende Kontaktadresse aus dem Adressbuch hinzufügen, um die Platzhalter durch die Adressdaten des Empfängers zu ersetzen.

Zur Vorsortierung der möglichen Empfänger können Sie unter eine Kontakt Kategorie auswählen. Die Auswahlliste enthält die Kategorien des Adressbuchs. Siehe dazu auch Adressbuch Modul

Fig. 2: Neue Vorlage erstellen

figure3 zeigt den Dialog mit ausgewählten Platzhaltern

Fig. 3: Ausgewählte Platzhalter

Wenn Sie schon einen Briefkopf besitzen, den Sie in Ihrer Textverarbeitung erstellt haben, so können Sie diesen zum Erstellen einer Briefvorlage in GECAMed verwenden. Erstellen Sie zunächst eine neue Briefvorlage wie im vorherigen Kapitel beschrieben. Wählen Sie in diesem Dialog die Schaltfläche “Briefkopf importieren” (figure4 ) aus und verwahren weiter wie beschrieben. Wenn Sie nun das Fenster mit “Ok” schliessen, wird ihre Vorlage in der Textverarbeitungssoftware geöffnet und mit den von Ihnen ausgewählten Platzhaltern gefüllt. Diese müssen Sie nun nur noch an die richtige Stelle verschieben und das Dokument speichern.

Fig. 4: Briefkopf importieren

Zum Erstellen eines Briefes von einer Briefvorlage gehen Sie bitte so vor: Öffnen Sie eine Patientenakte im Patienten-Modul. Wählen Sie aus der rechten Funktionsleiste die Schaltfläche Neuer Brief (figure5 ).

Fig. 5: Neuen Brief erstellen

Es erscheint nun ein Fenster in dem alle verfügbaren Briefvorlagen zu sehen sind (figure6 ). Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus der Liste aus . Sie können die Liste nach Kategorieren sortieren. Wählen Sie dazu aus der Liste die entsprechende Kategorie aus . Die Liste enthält anschliessend nur noch Vorlagen der gewählten Kategorie.

Falls die Vorlage Platzhalter enthält, die Daten eines Kontaktes des Adressbuches ersetzen, so können Sie bei einen Kontakt aus dem Adressbuch auswählen.

Hier können Sie dem neuen Biref einen Namen geben. Standardmäßig ist der Name der Vorlage dort eingetragen. Sie können den Namen frei verändern. Falls Sie einen Kontakt ausgewählt haben, wird der Name des Kontakts an den Namen des Briefes angehangen (figure7 ).

Bestätigen Sie die Eingaben mit der “Ok” Schaltfläche. Es öffnet sich nun die Textverarbeitungssoftware mit dem neuen Brief. Die Platzhalter werden durch richtige Daten ersetzt. Sie können den Brief weiter bearbeiten. Benutzen Sie die Druckfunktion der Textverarbeitungssoftware zum ausdrucken des Briefes.

Um den Brief in GECAMed zu speichern, betätigen Sie die “Speichern” Funktion der Software. Das Dokument wird sodann in GECAMed gespeichert und ist über die Patientenakte zu erreichen.

Fig. 6: Brief erstellen

Fig. 7: Brief mit Kontakt

Liste aller Platzhalter und ihre Bedeutung