Abrechnungen einstellen

Globale Einstellungen sind Einstellungen die für die gesamte Praxis gelten. Die globalen Einstellungen der GECAMed Software erreicht man über den Eintrag Globale Einstellungen im Menu Admin der Menüleiste. Im erscheinenden Dialog können generelle oder Modul-spezifische Einstellungen für den Betrieb der Software geändert werden.

Fig. 1: Globale Einstellungen des Abbrechnungsmoduls

Diese Option is von Interesse für Praxen in denen mehrere Ärzte praktizieren. Abhängig vom Arbeitsverhältniß in welchen sich die verschiedenen Ärzte befinden, können Praxen entweder als gesamte Praxis mit eigenemem UCM Code abrechnen oder getrennt als einzelne Ärzte. Durch Ankreuzen dieser Option wird eine getrennte Abrechnung pro Arzt in GECAMed abgebildet.

Standardmäßig besteht in GECAMed eine Rechnungsnummer aus einer Arztkennung, einer Patientkennung und einer laufenden Rechnungsnummer. Dieses Nummerschema ist von Interesse für größere Praxen, mit vielen Patienten und mehreren Ärzten. Für kleinere Praxen kann auf die Arztkennung und die Patientenkennung verzichtet werden. Somit werden die Rechnungsnummern welche auf den Rechnungen und Mahnungsbriefen vermerkt werden kürzer und sind desßhalb leichter zu handhaben für den Patienten. Durch Ankreuzen dieser Option wird dieser Modus aktiviert.

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Je nachdem ob Ihre Praxis auch mit hospitalisierten Patienten zu tun hat, ist es notwendig beim Erstellen von Rechnungen angeben zu können um welche Hospitalisierungsklasse es sich handelt. Durch Ankreuzen dieser Option wird im Abrechnungsmodul eine Liste mit den verfügbaren Hospitalisierungsklassen angezeigt.

Rechnungen welche nicht direkt vom Patient bezahlt werden sind sogenannte drittzahlenden Rechnungen. Zu diesen Rechnungen gehören unter anderem solche welche in Verbindung mit einem Arbeitsunfall stehen. Am Ende jeden Monats muß eine Aufstellung mit diesen Rechnungen an die drittzahlende Institution versendet werden. Die Verwaltung und die Funktionen welche dafür benötigt werden befinden sich im Drittzahlendenreiter, welcher mit dieser Option ein- und ausgeschaltet werden kann.

Diese Option dient dazu die maximale Anzahl der zu ladenden Rechnungen einzuschränken. Wird bei einem Vorgang diese Anzahl überschritten, so wird der Benutzer darüber in Kenntnis versetzt und kann der Benutzer kann dann selber Entscheiden ob er den Vorgang abbrechen oder fortsetzen möchte. Diese Einschränkung ist von Interesse für Rechner mit wenig Arbeitsspeicher oder kleiner Leistung. Der vorgegebene Standardwert von 500 ist sehr konservativ und kann in der Regel auf 5000 hochgesetzt werden.

Diese Einstellung erlaubt festzulegen wie Adressblöcke auf gedruckten Dokumenten auszusehen haben. Die Liste erlaubt einen von drei möglichen Druckstilen zu wählen. Zur Wahl stehen:

• Original Stil : Namen und Adresse werden genau so gedruckt, wie Sie eingegeben wurden.
• In Großschrift : Namen und Adressen werden ausschließich in Großbuchstaben gedruckt.
• Anfangsbuchstaben groß : Anfangsbuchstaben von Vorname und Adressen werden als Großbuchstaben gedruckt, für alle folgenden Buchstaben werden klein geschrieben. Geburtsname und Fmilienname werden dagegen komplett in Großbuchstaben gedruckt (dies ist die geläufigste Schreibweise für Vor- und Zunamen in Luxemburg und Frankreich).

Verschiedene Praxen verfügen über mehr als ein Bankkonto. Das hier gewählte Konto wird als Standardkonto verwendet falls kein anderes angegeben wurde.

Hier können Sie die Anzahl der Tage festlegen nachdem eine gedruckt Rechnung abläuft und gemahnt werden kann. Die gleiche Ablauffrist gilt dann auch für die letzte Mahnung sowie für die Zahlungsaufforderung.

Über diese Einstellung können Sie steuern welche Rechnungen in den Listen der verschiedenen Mahnungszuständen angezeigt werden. Wenn diese Option gewählt wird, dann werden in den jeweiligen Listen nur abgelaufene Rechnungen, d.h Rechnungen bei welchen die Ablauffrist abgelaufen ist, angezeigt. Per rechtem Mausklick kann man jedoch jeder Zeit sich alle Rechnungen anzeigen lassen. Ist diese Option ausgeschaltet, dann werden immer alle Rechnungen angezeigt und per rechtem Mausklick kann man sich dann nur die abgelaufenen Rechnungen anzeigen lassen. Diese Option legt eigentlich nur fest welches Standardverhalten die Mahnungslisten haben sollen.

Diese Einstellungsgruppe definiert die Anzahl der Dokumentkopien welche pro Mahnung gedruckt werden. Die hier angegebenen Werte werden im entsprechenden Druckdialog als Standardwerte vorgegeben, können aber vom Benutzer je nach Bedarf noch angepasst werden bevor der Druckvorgang startet. Zu beachten ist insbesondere die Option 'Mahnungen eines Patienten zusammenfassen'. Ist diese aktiviert so wird nur ein einziger Mahnungsbrief pro Patient gedruckt, auch wenn einzelne Patienten für mehr als eine Rechnung angemahnt werden. Dabei werden alle angemahnten Rechnungen für einen Patienten im Magnungsbrief in einer Liste zusammengefasst. Ist die Option nicht gesetzt so wird für jede Rechnung ein separater Mahnungsbrief gedruckt.

Jeder Benutzer hat auch die Möglichkeit verschiedene Einstellungen des Abrechnungsmoduls an seine Bedürfnisse anzupassen. Die Benutzereinstellungen der GECAMed Software erreicht man über den Eintrag Einstellungen im Menu Einstellungen der Menüleiste.

Fig. 2: Benutzereinstellungen

Das Abrechnungsmodul erlaubt Vorlagen von häufig gebrauchten Rechnungen abzulegen. Über diese Option kann jeder Benutzer festlegen, wie viele davon im Patientmodul als Schaltfläche zur Verfügung stehen. Beim Abspeichern der Rechnungsvorlagen erkennt man am orangefarbenen Hintergrund, welche aller verfügbaren Rechnungsvorlagen als Schaltfläche erscheinen werden.

Beim Verbuchen von Rechnungen kann es vorkommen, daß verbuchte Zahlungen gleich wieder storniert werden, z.B. weil das falsche Zahlungsmittel gewählt wurde order die flasche Rechnung verbucht wurde. Das wählen dieser Einstellung führt dazu, daß in Dialogen, welche mit Transaktionen zu tun haben wie z.B. das Kassenjournal, die Option standardmäßig angekreuzt ist.

Diese Einstellung ist nur von Interesse für GECAMed Installationen in Krankenhäusern in welchen GECAMed Daten aus dem KIS (Krankenhausinformationssystem), respektive aus dem RIS (Radiologieinformationssystem) erhält. Hier werden Rechnungen automatisch erzeugt, und die Sekretärin überprüfen die erbrachten Leistungen einzeln. Ist diese Option gewählt, dann wird die gesamte Rechnung als geprüft gekennzeichnet wenn alle Leistungen auf dieser bereits geprüft wurden. Diese Einstellungen ist für alle anderen Installation ohne Bedeutung.